Aşırı düşük teklif sorgulama yazısında belirsiz ifadeler teklifin reddine neden olabilir mi (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Metro Araç Kiralama İnş. San. ve Tic. A.Ş.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Antalya Su ve Atıksu İdaresi Genel Müdürlüğü (ASAT),

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1320903 İhale Kayıt Numaralı “Panelvan ve Tek Kabin Kamyonet Araç Kiralanması İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Antalya Su ve Atıksu İdaresi Genel Müdürlüğü (ASAT) tarafından 07.11.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Panelvan ve Tek Kabin Kamyonet Araç Kiralanması İşi” ihalesine ilişkin olarak Metro Araç Kiralama İnş. San. ve Tic. A.Ş.nin 22.11.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusu hakkında idare tarafından süresi içinde karar alınmaması üzerine, başvuru sahibince 05.12.2024 tarih ve 172702 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 05.12.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/1584 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,sunmuş oldukları teklifin aşırı düşük teklif olarak değerlendirildiği, idarenin aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “Panelvan Ve Tek Kabin Kamyonet Araç Kiralanması İşi” ile ilgili olarak, Araçların her türlü bakım onarım, tamir, revizyon, yağ, akü, lastik vb. giderleri, malzeme ve personel taşımaya uygun hale getirilmesi için tüm donanımları her türlü sigorta ve vergileri, muayene ücretleri, full kasko poliçe masrafları, araç takip sistemi cihazlarının montaj masrafları ile ilgili maliyetin hesaplanarak sözleşme giderleri ve genel giderler (Sözleşme damga vergisi, karar damga vergisi) ile müteahhit karı da dahil…” ifadeleri ile önemli teklif bileşenlerine yer verildiği, önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi konusunda idarenin takdir yetkisinin bulunduğu, idarece bu yetki kullanılırken küçük ve belirsiz kalemlerin önemli teklif bileşeni olarak belirlendiği, önemli olduğu idarece takdir edilen ve kendilerince önemli olmayan yüzde birlik oranlarda maliyet kalemlerinin sorgulanmasının ve açıklanmasının kamu yararı oluşturmayacağı, bununla birlikte önemli teklif bileşenlerinin net bir şekilde belirlenmemiş olduğu, söz konusu yazıda “vb.”, “her türlü” ve “tüm” ibarelerinin yer aldığı, Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1’inci maddesinin “tüm isteklilerin aynı unsurlar üzerinden sorgulamaya tabi tutulması ve tüm isteklilerin aynı maliyet kalemleri üzerinden açıklama yapması ilkesi” üzerine inşa edildiği, “aynı unsurlar” kavramından önemli teklif bileşenlerinin istekliler tarafından farklı anlaşılacak şekilde değil açık ve net bir şekilde ortaya konulması gerektiğinin anlaşıldığı, aksi halde sunulan açıklamalarda yeknesaklığın sağlanamayacağı ve farklı maliyet bileşenlerinin açıklanması sonucunu doğuracağı, aşırı düşük teklif açıklaması yapan isteklilerin ne açıklayacaklarını net olarak bilmeleri gerektiği, ayrıca sorgulamanın açık ve bütün isteklilerin aynı önemli teklif bileşenlerini açıklamaları sağlanacak şekilde olması gerektiği, açıklamanın isteklilerin inisiyatifine bırakılmaması gerektiği, ayrıca İdari Şartname düzenlemelerine atıf yapılarak sorgulanmaya çalışılan vergi ve sigorta giderlerinin de ismen belirtilmek suretiyle sorgulanmamış olmasının mevzuata aykırı olduğu, bu bağlamda sorgulamanın belirtilen hususlar bağlamında yenilenmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü,

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Sınır değer ve aşırı düşük teklifler” başlıklı 59’uncu maddesinde “(1) İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra Kurum tarafından belirlenen yönteme göre sınır değeri hesaplar.

(2) Aşırı düşük teklif tespit ve değerlendirme işlemlerine ilişkin olarak, ihale ilanı ve dokümanında belirtilmek kaydıyla üçüncü, dördüncü ve beşinci fıkralardaki koşullar çerçevesinde aşağıdaki seçeneklerden bir tanesi kullanılır.

a) Sınır değerin altında olan teklifler ihale komisyonunca aşırı düşük teklif olarak tespit edilir ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili ayrıntılar yazılı olarak istenir. İhale komisyonu;

1) Verilen hizmetin ekonomik olması,

2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

3) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. …” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “… 79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir. …” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: PANELVAN VE TEK KABİN KAMYONET ARAÇ KİRALANMASI İŞİ

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

36 adet Panelvan araç, 58 adet Tek Kabin Kamyonet Araç kiralanması işi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Antalya Büyükşehir Belediyesi mücavir alan sınırları dahilinde ASAT Genel Müdürlüğü merkez ve bağlı birimlerinde çalıştırılacaktır” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1. Araçların her türlü bakım onarım, tamir, revizyon, yağ, akü, lastik vb. giderleri, malzeme ve personel taşımaya uygun hale getirilmesi için tüm donanımları her türlü sigorta ve vergileri, muayene ücretleri, full kasko poliçe masrafları, idareye ait araç takip sistemi cihazlarının montaj masrafları ile teknik şartnamede belirtilen diğer hususlar teklif fiyata dahildir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir…” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Sınır değer” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Antalya Su ve Atıksu İdaresi Genel Müdürlüğü tarafından 07.11.2024 tarihinde gerçekleştirilen incelemeye konu ihaleye ilişkin 26.11.2024 onay tarihli ihale komisyonu kararına göre 27 adet ihale dokümanı indirildiği, ihaleye13 isteklinin teklif sunduğu, idarece sınır değerin 146.233.969,69 ? olarak belirlendiği, başvuru sahibinin teklifinin sınır değerin altında olduğu ve aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulduğu, söz konusu istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamasında bulunulmadığı gerekçesiyle teklifinin reddedildiği, ihalede Mamaklı Filo Araç Kiralama Kurumsal Hizmetler Otomotiv Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi – Beşbeş Tur Turizm Taşımacılık Petrol Ürünleri İnşaat Temizlik Gıda Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi İş Ortaklığının ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi, Efa Turizm ve Seyahat Acentası Limited Şirketi’nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

İdare tarafından 15.11.2024 tarihinde EKAP üzerinden teklifi sınır değerin altında kalan başvuru sahibi Metro Araç Kiralama İnşaat Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi’ne gönderilen yazı ile “PANELVAN VE TEK KABİN KAMYONET ARAÇ KİRALANMASI İŞİ işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup … aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 22.11.2024 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir.

AÇIKLAMA:

Genel Müdürlüğümüzce 07/11/2024 tarihinde gerçekleştirilmiş olan 2024/1320903 ihale kayıt numaralı “Panelvan Ve Tek Kabin Kamyonet Araç Kiralanması İşi” ihalesi ile ilgili olarak Komisyonumuzca yapılan değerlendirmeler neticesinde ihaleye sunmuş olduğunuz teklif Aşırı Düşük Teklif olarak değerlendirilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunun Aşırı düşük teklifler başlıklı 38. maddesi gereğince;

a)Verilecek hizmetin ekonomik olması,

b)Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin hizmetin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c)Teklif edilen hizmet işinin özgünlüğü,

(Verilecek hizmetin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler, hizmetin yerine getirilmesinde kullanılacak avantajlı koşullar veya hizmetin özgünlüğü hususunda bir açıklamada bulunulması durumunda; sadece bu hususların neler olduğu değil, belirtilen çözüm, avantajlı koşul, özgünlük ya da hizmetin ekonomik olması sayesinde elde edilen maliyet avantajının da bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.) hususları da dikkate alınarak;

“Panelvan Ve Tek Kabin Kamyonet Araç Kiralanması İşi” ile ilgili olarak, Araçların her türlü bakım onarım, tamir, revizyon, yağ, akü, lastik vb. giderleri, malzeme ve personel taşımaya uygun hale getirilmesi için tüm donanımları her türlü sigorta ve vergileri, muayene ücretleri, full kasko poliçe masrafları, araç takip sistemi cihazlarının montaj masrafları ile ilgili maliyetin hesaplanarak sözleşme giderleri ve genel giderler (Sözleşme damga vergisi, karar damga vergisi) ile müteahhit karı da dahil teklifinizdeki toplam teklif fiyatına nasıl ulaşıldığının bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması gerekmektedir.

Yukarıda açıklanan teklif bileşenleri ile ilgili olarak Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79. maddesinde belirtilen kanun hükümleri de dikkate alınmak suretiyle belgelere dayalı olarak detaylı bir şekilde analizinin yapılması ve açıklanması gerekmektedir.

İhale için Aşırı Düşük Teklif Sorgulaması ile ilgili cevabınızın ve Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin 22/11/2024 tarihi mesai bitimine kadar Genel Müdürlüğümüze teslim edilmesi gerekmektedir; aksi takdirde ilgili kanun gereğince teklifiniz reddedilecektir. …” ifadelerine yer verilerek aşırı düşük teklif açıklamalarını sunması istendiği görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından söz konusu sorgulamaya cevap verilmediği, sorgulamanın uygun olmadığı gerekçesiyle 22.11.2024 tarihinde şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarenin ise şikayet başvurusuna cevap vermediği görülmüştür.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 59’uncu ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddelerinden teklifleri aşırı düşük olarak belirlenen isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenlerle ilgili ayrıntıların yazılı olarak isteneceği, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu, dolayısıyla idarenin hangi unsurları teklifte önemli bileşen olarak belirleneceği hususunda takdir yetkisinin bulunduğu, ancak söz konusu yetki kapsamında önemli teklif bileşenlerinin şüpheye mahal vermeksizin açık, net ve sağlıklı bir değerlendirme yapılmasını sağlayacak şekilde belirlenmesi gerektiği anlaşılmaktadır.

Bu bağlamda idare tarafından başvuru sahibine gönderilen aşırı düşük teklif sorgulama yazısında “… Araçların her türlü bakım onarım, tamir, revizyon, yağ, akü, lastik vb. giderleri, malzeme ve personel taşımaya uygun hale getirilmesi için tüm donanımları, her türlü sigorta ve vergileri, muayene ücretleri, full kasko poliçe masrafları, araç takip sistemi cihazlarının montaj masrafları ile ilgili maliyetin hesaplanarak sözleşme giderleri ve genel giderler (Sözleşme damga vergisi, karar damga vergisi) ile müteahhit karı da dahil teklifinizdeki toplam teklif fiyatına nasıl ulaşıldığının bilgi ve belgelere dayalı olarak açıklanması …” ifadelerine yer verildiği, aşırı düşük teklif sorgulama yazısında teklifteki önemli bileşenlerin tereddüde yer vermeyecek şekilde açık ve net olarak belirlenmesi gerektiği, ancak söz konusu yazıda “her türlü”, “vb.”, “tüm” denilmek suretiyle muğlak ifadelerin kullanıldığı, dolayısıyla “her türlü”, “vb.”, “tüm” ifadelerinden doküman düzenlemelerinde yer alan gider bileşenlerinden hangilerini kapsadığının anlaşılamadığı, bu itibarla idarenin aşırı düşük teklif sorgulama yazısında teklifte önemli olan bileşenleri mevzuata uygun, açık ve net olarak belirlemediği anlaşılmıştır.

Yukarıda aktarılan mevzuat çerçevesinde idare tarafından teklifte önemli olan bileşenlerin açık ve net bir şekilde tespit edilmesi ve bu bileşenlere ilişkin teklifi sınır değerin altında olan başvuru sahibinden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

Ayrıca, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından 157.733,00 ? başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde 157.733,00 ?’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği sonucuna ulaşılmıştır

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, idare tarafından teklifte önemli olan bileşenlerin açık ve net bir şekilde tespit edilmesi ve bu bileşenlere ilişkin teklifi sınır değerin altında olan başvuru sahibinden yeniden aşırı düşük teklif açıklaması istenilmesi ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.