Kabulü yapılmamış hizmet işlerine ait iş bitirme belgesi düzenlenmesi ihale değerlendirmesinde nasıl ele alınır (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

İlyas Seyahat Turizm Taşımacılık Gıda Temizlik Hayvancılık İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Akçadağ T Tipi Kapalı ve Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1587230 İhale Kayıt Numaralı “Personel Servisi Kiralama” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Akçadağ T Tipi Kapalı ve Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü tarafından 18.12.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Personel Servisi Kiralama” ihalesine ilişkin olarak İlyas Seyahat Turizm Taşımacılık Gıda Temizlik Hayvancılık İnş. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 26.12.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 27.12.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 30.12.2024 tarih ve 174649 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 30.12.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/1877 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesine konu işin henüz %87 seviyesinde olduğu ve kabul işlemlerinin tamamlanmış olduğu, yine belgeye konu işin bitiş tarihinin 31.12.2024 olduğu, ilgili mevzuat hükümleri doğrultusunda tamamlanmamış hizmet işlerine ilişkin olarak, iş deneyim belgesi düzenlenemeyeceği iddiasına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddiasının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “İş deneyimini gösteren belgeler” başlıklı 39’uncu maddesinde “(1) İş deneyimini gösteren belgelerin istenildiği ihalelerde; teknolojik ürün deneyim belgesinin ve yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleriyle ilgili iş deneyimini gösteren belgelerin,

c) Yapımla ilgili hizmet işleri dahil hizmet alımı ihalesiyle gerçekleştirilecek danışmanlık hizmetlerinde, Danışmanlık Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliğinin 38 inci maddesinde düzenlenen iş deneyimini gösteren belgelerin,

istenilmesi zorunludur.

…

(2) İlk ilan veya davet tarihi ile ihale veya son başvuru tarihi arasında kabul işlemleri tamamlanan hizmet işleri, ilgisine göre birinci fıkranın (a) veya (b) bendi kapsamında değerlendirilir.” hükmü,

“İş deneyim belgesi ve teknolojik ürün deneyim belgesinin düzenlenme koşulları” başlıklı 45’inci maddesinde “(1) Belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluş, herhangi bir başvuru olmaksızın iş bitirme belgesi düzenleyebilir. Ancak, yüklenicinin veya alt yüklenicinin iş bitirme belgesi almak amacıyla belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşa başvurması halinde, başvuru tarihinden itibaren 20 iş günü içinde iş bitirme belgesinin düzenlenmesi zorunludur. Düzenleme koşullarını taşımayan başvurularda ise, aynı süre içinde başvuru sahibine bu husus gerekçeli bir yazıyla bildirilir.

…

(4) Bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen ve kabulü yapılan işlerde gerçekleştirilen işin parasal tutarının sözleşme bedeline oranına bakılmaksızın yüklenici iş bitirme belgesi, ihale dokümanında alt yüklenici çalıştırılabileceği öngörülen işlerde, belgeyi düzenlemeye yetkili kurum veya kuruluşun onayı ile çalıştırılan alt yükleniciler tarafından gerçekleştirilen iş kısımları için ise, alt yüklenici iş bitirme belgesi düzenlenir.

(5) Sözleşmenin idarenin izni ile devredilmesi halinde, işin kabulünün yapılmış olması şartıyla; devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde işin ilk sözleşme bedelinin en az % 80’lik kısmını gerçekleştiren yükleniciye iş bitirme belgesi düzenlenir. Bu durumda, iş bitirme belgesinin düzenlenmesine esas alınacak, işin sözleşme bedeline göre gerçekleşme oranı,

a) Götürü bedel veya birim fiyat üzerinden sözleşmeye bağlanan işlerde, her türlü fiyat farkları hariç, sözleşme fiyatlarıyla ödenen tutarın, sözleşme bedeline oranlanması,

b) Yabancı para üzerinden sözleşmeye bağlanan işlerde ise, varsa her türlü fiyat farkları hariç, ödenen tutarın sözleşme bedeline oranlanması,

suretiyle bulunur.

…

(7) Belge düzenlemeye yetkili kurum ve kuruluşlara taahhüt edilen işlerin alt yüklenicileri için; sözleşmesinin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmek ve idare tarafından o işin kısmî kabulü veya esas sözleşmeye konu işin kabulü yapılmak şartıyla, yaptıkları işin esas sözleşme fiyatları ile hesaplanan tutarını geçmemek üzere, kendi sözleşmelerinde yazılı bedel esas alınır. Yüklenici ile alt yüklenici arasında yapılan sözleşmelerde, nevi itibariyle bir işin baştan sona yapılmasının öngörülmesi zorunludur. Birden fazla alt yüklenici olması durumunda, alt yüklenicilere verilecek iş deneyim belgelerinin tutarlarının toplamı asıl işin toplam sözleşme bedelini aşamaz. ” hükmü,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Akçadağ T Tipi Kapalı ve Açık Caza İnfaz Kurumu 2025 mali yılı Personel Servisi Kiralama hizmeti alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

2 Adet 46 Kişilik Araç

1 Adet 35 Kişilik Araç

3 Adet 19 Kişilik Araç

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Akçadağ T Tipi Kapalı ve Açık Ceza İnfaz Kurumu” düzenlemesi,

“İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.5. Mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

7.5.1. İsteklinin teknolojik ürün deneyim belgesi ya da yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde bedel içeren tek bir sözleşme kapsamında taahhüt edilen ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin olarak;

a) İlk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet alımlarıyla ilgili iş deneyimini gösteren belgeleri veya

b) Devredilen işlerde devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde ilk sözleşme bedelinin en az % 80’inin gerçekleştirilmesi şartıyla, ilk ilan veya davet tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde kabul işlemleri tamamlanan hizmet işlerine ilişkin deneyimini gösteren belgeleri,

sunması zorunludur. İstekli tarafından teklif edilen bedelin % 25’den az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulması gerekir.

…

7.6. Benzer iş olarak kabul edilecek işler aşağıda belirtilmiştir: Bu ihalede benzer iş olarak Kamu ve özel sektörde yapılan personel taşıma işleri benzer iş olarak kabul edilecektir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Anılan Şartname’nin ek kısmında aşağıdaki tablo yer almaktadır.

İncelemeye konu ihalenin Akçadağ T Tipi Kapalı ve Açık Caza İnfaz Kurumu tarafından 18.12.2024 tarihinde gerçekleştirilen 2025 mali yılı personel servisi kiralama hizmeti alımı işi olduğu, ihalede 3 adet ihale dokümanı indirildiği, ihaleye 2 isteklinin teklif vermiş olduğu görülmüştür.

İddiaya konu hususlara ilişkin olarak, Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 45’inci maddesinde, bedel içeren tek bir sözleşmeye dayalı olarak gerçekleştirilen ve kabulü yapılan işlerde yüklenici iş bitirme belgesi düzenleneceği, sözleşmenin idarenin izni ile devredilmesi hali de dahil olmak üzere, kabulü yapılmayan hizmet işlerinde yüklenici iş bitirme belgesi düzenlenmesinin mümkün olmadığı anlaşılmıştır.

İdari Şartname’nin ilgili maddesinde, ihaleye katılacak isteklilerden mesleki ve teknik yeterlik kriterleri kapsamında teklif edilen bedelin % 25’inden az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyimini gösteren belgelerin veya teknolojik ürün deneyim belgesinin sunulmasının istendiği, ihalede benzer iş tanımının kamu ve özel sektörde yapılan personel taşıma işleri olarak belirlendiği görülmüştür.

İhale üzerinde bırakılan istekli olan Kent Taşımacılık İnş. Tem. Hiz. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosunun “İhaleye Katılmak İçin Gereken Belgeler ve Yeterlik Kriterleri” sütununun “Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Bilgiler” kısmının “EKAP’ta Kayıtlı Olan İş Deneyim Belgesi” satırında “2023/1268629-8968132-1-1_EKAP’ta Kayıtlı Olan İş Deneyim Belgesi.doc Doğrudan EKAP’ta oluşturulan belgedir.” beyanına yer verildiği, EKAP üzerinden yapılan sorgulama sonucunda; söz konusu iş deneyim belgesinin Malatya Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü tarafından istekli adına düzenlendiği, bahse konu yüklenici iş bitirme belgesinde işin adının “Personel Taşıma Hizmeti Alımı, 2023/1268629” olduğu ve işin tanımının “Personel Taşımı Hizmeti Alımı” şeklinde yapıldığı, işin kabul tarihinin “16.12.2024” olduğu, belge tutarının “1.962.200,00 TRY” olarak düzenlendiği, yine anılan belgenin açıklama kısmında, aynen “16.12.2024 Tarih ve 2024/15 Evrak Kayıt Numarası ile Verilen Dilekçe ile Yapmış Olduğu 02.01.2024 Tarihi İle 16.12.2024 Tarihleri Arasında Vermiş Olduğu Personel Taşıma Hizmetinin İş Deneyim Belgesi Talebi Doğrulutusunda Düzenlenmiştir.” ifadesine yer verildiği tespit edilmiştir.

İhale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan iş deneyim belgesine konu ihalenin Malatya Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü’nün 2023/1268629 İKN’li “Personel Taşıma Hizmeti Alımı” işine ilişkin olduğu, söz konusu ihaleye ilişkin Sözleşme Tasarısı’nda ihale konusu işe başlama tarihinin 01.01.2024, işi bitirme tarihinin ise 31.12.2024 olarak belirtildiği anlaşılmıştır.

İddiaya konu iş deneyim belgesi ile belgeye konu işe ilişkin Sözleşme Tasarısı’nın ilgili kısımları incelendiğinde, iş deneyim belgesinde işin kabul tarihinin 16.12.2024 olarak belirtildiği bununla birlikte Sözleşme Tasarısı’nın ilgili maddesinde işi bitirme tarihinin 31.12.2024 olarak belirtildiği ek olarak yine anılan iş deneyim belgesinin açıklama kısmında, belgenin yüklenicinin 02.01.2024 – 16.12.2024 tarihleri arasında vermiş olduğu personel taşıma hizmetine ilişkin olarak düzenlendiğinin belirtildiği görüldüğünden, 21.01.2025 tarih ve E-84252536-101.01.02-65292 sayılı yazı ile iş deneyim belgesini düzenleyen Malatya Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü’nden bilgi ve belge talep edilmiştir.

İş deneyim belgesine ilişkin olarak idarenin 22.01.2025 tarih ve 2025/739 sayılı yazısının eklerinde, özetle, yüklenicinin 16.12.2024 tarihli talebi doğrultusunda, anılan tarih itibariyle puantaj ve hakediş evraklarının incelendiği ve belgeye konu işin % 80’inden fazla kısmının düzgün ve düzenli şekilde yapılarak tamamlanmış olduğunun anlaşıldığı, yine anılan tarihte (16.12.2024) iş bitirme belgesinin hazırlanarak yükleniciye sunulduğu, belgeye konu hizmet işinin ise 31.12.2024 tarihine kadar eksiksiz şekilde yapılarak tamamlandığı hususlarına yer verildiği, söz konusu yazının ekinde yer alan hakediş ve faturalar incelendiğinde, işe ilişkin 12 numaralı son hakediş raporunun 31.12.2024 tarihinde hazırlandığı, belgeye konu işin tamamının Kent Taşımacılık İnş. Tem. Hiz. Tic. San. Ltd. Şti. tarafından gerçekleştirildiği ve işe ilişkin herhangi bir devir işlemi olmadığı tespit edilmiştir.

Yapılan tespit ve incelemeler neticesinde; Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin 45’inci maddesi uyarınca, kabulü henüz yapılmayan hizmet işlerinde yüklenici iş bitirme belgesi düzenlenmesinin mümkün olmadığı, iddiaya konu hususa ilişkin olarak yapılan yazışmalar neticesinde ihale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan 16.12.2024 tarihli iş deneyim belgesine konu hizmet işinin ancak 31.12.2024 tarihinde tamamlandığı, işe ilişkin 12 numaralı son hakediş raporunun da 31.12.2024 tarihinde hazırlandığı, incelemeye konu iş bitirme belgesinin düzenlendiği tarihte, belgeye konu işin henüz tamamlanmamış olduğu bu sebeple de iddiaya konu iş deneyim belgesinin hatalı şekilde hazırlandığı ve ihale üzerinde kalan isteklinin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması gerektiği anlaşıldığından başvuru sahibinin iddiasının yerinde olduğu sonucuna ulaşılmıştır.

Ayrıca, ilgili idarece 16.12.2024 tarih ve 20232/1268629-8968132-1-1 sayı ile hatalı olarak ihale konusu hizmet tamamlanmadan önce düzenlenmiş olan “Personel Taşıma Hizmeti Alımı, 2023/1268629” işine ait iş deneyim belgesinin iptal edilip mevzuata uygun olarak yeniden düzenlenmesi gerektiği sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Diğer taraftan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından 78.855,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde 78.855,00 TL başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, ihale üzerinde kalan istekli olan Kent Taşımacılık İnş. Tem. Hiz. Tic. San. Ltd. Şti. nin teklifinin değerlendirme dışı bırakılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumuna yazılı talebi halinde iadesine,

3) 16.12.2024 tarih ve 20232/1268629-8968132-1-1 sayı ile düzenlenmiş olan “Personel Taşıma Hizmeti Alımı, 2023/1268629” işine ait iş deneyim belgesinin iptal edilip mevzuata uygun olarak yeniden düzenlenmesi için belgeyi düzenleyen idare olan Malatya Açık Ceza İnfaz Kurumu Müdürlüğü’ne iletilmek üzere Malatya Cumhuriyet Başsavcılığına bildirim yapılmasına,

Oybirliği ile karar verildi.