İşletme kayıt belgesindeki adres hatası, belgenin geçerliliğini nasıl etkiler? (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Nur Grup Yemek Gıda Temizlik İnşaat Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Şanlıurfa İl Sağlık Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1380782 İhale Kayıt Numaralı “Malzeme Dâhil Yemek Pişirme, Servis ve Sonrası Hizmetleri Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Şanlıurfa İl Sağlık Müdürlüğü tarafından 18.11.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Malzeme Dâhil Yemek Pişirme, Servis ve Sonrası Hizmetleri Alımı” ihalesine ilişkin olarak Nur Grup Yemek Gıda Temizlik İnşaat Sanayi ve Tic. Ltd. Şti nin 14.01.2025 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 17.01.2025 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 20.01.2025 tarih ve 176405 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 20.01.2025 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2025/195 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihalede tekliflerinin yeterlik kriteri olarak belirlenen “işletme kayıt belgesi” nin üzerinde asli unsur olarak yer alan şirket adres bilgisinin hatalı olması ve söz konusu hatanın da bilgi eksikliği kapsamında kabul edilmemesinin mevzuata uygun olmadığı, zira söz konusu hata ile ilgili olarak belgeyi düzenleyen Başakşehir İlçe Tarım Müdürlüğü’nün idare ile yapmış olduğu yazışmalarda verdiği cevapta adresin iş yoğunluğu sebebiyle sehven yanlış yazıldığı şeklinde bilgi verildiği, kaldı ki idarece “https://ggbs.tarim.gov.tr” internet adresinden yapılan sorgulama sonucu işletmenin adresinin “İkitelli OSB Mah. Çorapçılar San. Sit. Sosyal Tesis A Blok No:7-8-9-10 Merkez/Başakşehir İstanbul/Türkiye” olduğunun tespit edildiği, belgeyi düzenleyen kurum tarafından söz konusu web adresinde adres kaydının yapıldığı, belgeyi düzenleyen Müdürlükçe işletme kayıt belgesi üzerindeki adresin iş yoğunluğundan dolayı sehven yanlış yazıldığı bildiriminin bir bütün olarak değerlendirilmesi gerektiği iddia edilmektedir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun“İhaleye katılımda yeterlik kuralları” başlıklı 10’uncu maddesinde “İhaleye katılacak isteklilerden, ekonomik ve malî yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesine ilişkin olarak aşağıda belirtilen bilgi ve belgeler istenebilir:

…

b) Mesleki ve teknik yeterliğin belirlenmesi için;

1) İsteklinin, mevzuatı gereği ilgili odaya kayıtlı olarak faaliyette bulunduğunu ve teklif vermeye yasal olarak yetkili olduğunu kanıtlayan belgeler,

…

3) İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine, araştırma-geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamasına yönelik belgeler,

4) İsteklinin organizasyon yapısına ve ihale konusu işi yerine getirmek için yeterli sayıda ve nitelikte personel çalıştırdığına veya çalıştıracağına ilişkin bilgi ve/veya belgeler,

5) İhale konusu hizmet veya yapım işlerinde isteklinin yönetici kadrosu ile işi yürütecek teknik personelinin eğitimi ve mesleki niteliklerini gösteren belgeler,

6) İhale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler,

7) İstekliye doğrudan bağlı olsun veya olmasın, kalite kontrolden sorumlu olan ilgili teknik personel veya teknik kuruluşlara ilişkin belgeler,

8) İhale konusu işin ihale dokümanında belirtilen standartlara uygunluğunu gösteren, uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar,

9) İdarenin talebi halinde doğruluğu teyit edilmek üzere, tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları ve/veya fotoğrafları.

İhale konusu işin niteliğine göre yukarıda belirtilen bilgi veya belgelerden hangilerinin yeterlik değerlendirmesinde kullanılacağı, ihale dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilân veya davet belgelerinde belirtilir.…” hükmü,

“Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nin “Aday veya isteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhalelere katılacak aday veya istekliler tarafından,

…

(4) İhale konusu işin yerine getirilmesi için alınması zorunlu olan ve ilgili mevzuatında o iş için özel olarak düzenlenen sicil, izin, ruhsat vb. belgelerin adaylar veya istekliler tarafından sunulmasına ilişkin hükümlere, ilan ve ön yeterlik şartnamesi veya idari şartnamede yer verilir. İş ortaklarının her birinin söz konusu belgeleri ayrı ayrı sunması, konsorsiyumda ise her bir ortağın kendi kısmına ilişkin belgeleri sunması zorunludur.” hükmü,

“Tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 58’inci maddesinde “Teklifler; Kanun, bu Yönetmelik, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği ve tip şartnamelerde belirtilen esaslar çerçevesinde standart formlar kullanılarak değerlendirilir.” hükmü,

“Elektronik ihale” başlıklı 59/A maddesinde “(1) İhaleler, e-teklif alınmak suretiyle bu maddeye uygun olarak yapılabilir.

(2) Bu maddede hüküm bulunmayan hallerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin uygun olan hükümleri, yoksa bu Yönetmelik hükümleri uygulanır. Ancak e-anahtarlar teklif ile birlikte ihale tarih ve saatine kadar gönderilir ve teklifler ihale tarih ve saatinde ihale komisyonu tarafından EKAP üzerinde açılır.

(3) Bu ihalelerde, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin ekinde bulunan “Yeterlik Bilgileri Tablosu Sunulan ve Tekliflerin Elektronik Ortamda Alındığı İhalelerde Uygulanacak Tip İdari Şartname” ve ilgili yönetmelikler ekinde bulunan diğer standart formlar kullanılır ve EKAP üzerinden gönderilmeyen teklifler kabul edilmez.

(5) e-teklifler EKAP üzerinden, yalnızca teklif mektubu ve ekleri doldurularak hazırlanır ve e-imza ile imzalanarak ihale tarih ve saatine kadar gönderilir. Ortak girişimlerde e-teklifin ortakların tamamı tarafından e-imza ile imzalanması zorunludur. Kısmi teklife açık ihalelerde teklif mektubu eklerinin her bir kısım için ortak girişimlerin katıldığı ihalelerde ise yeterlik bilgileri tablosunun her bir ortak tarafından ayrı ayrı doldurulması gerekmektedir.

(6) Geçici teminat mektupları Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21 inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınır ve mektuba ilişkin ayırt edici numara yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir. Bu maddeye uygun olarak alınmayan geçici teminat mektupları geçerli kabul edilmez. Geçici teminat mektubu dışındaki teminatların saymanlık ya da muhasebe müdürlüklerine yatırıldığına ilişkin bilgiler de aynı şekilde yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtilir.

…

(8) Tekliflerin açılması ve değerlendirilmesine ilişkin tutanaklar EKAP üzerinde hazırlandıktan sonra, çıktısı alınarak ihale komisyonu üyeleri tarafından imzalanır ve her oturum kapatılmadan önce bilgiler EKAP’a kaydedilir.

(9) İhale dokümanında belirtilen geçici teminat mektubu, katılım belgeleri ve yeterlik kriterleri ile fiyat dışı unsurlara ilişkin değerlendirme, istekliler tarafından beyan edilen bilgi ve belgelerden; EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanarak temin veya teyit edilebilenler için sorgulama sonucunda elde edilen bilgiler; belirtilen yöntemle temin veya teyit edilemeyenler için ise yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen bilgiler esas alınarak yapılır. Bu değerlendirme sonucunda ihalede öngörülen şartları sağlamadığı anlaşılan teklifler değerlendirme dışı bırakılır.

…

(11) İstekliler tarafından beyan edilen bilgiler ile sorgulama sonucu edinilen bilgiler, bu bilgileri tevsik etmek amacıyla sunulan belgeler ya da geçici teminat mektubu arasında farklılık bulunması durumunda; ihalede öngörülen şartların sağlanması kaydıyla tekliflerin geçerliliği etkilenmez.” hükmü,

17.12.2011 tarihli ve 28145 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik’in “Kayıt usul ve esasları” başlıklı 6’ncı maddesinde “(1) Depo, perakende, toplu tüketim işletmecileri Ek-2’deki; gıda üreten işletmeciler Ek-3’teki bilgi ve belgeler ile birlikte yetkili merciye başvururlar.

(2) Yetkili merci tarafından başvuru on beş iş günü içerisinde incelenir. Bilgilerin ve belgelerin eksiksiz hazırlanmış olması durumunda, gıda işletmelerine yetkili merci tarafından Ek-5’te yer alan işletme kayıt belgesi, Ek-14’te yer alan kayıt kapsamındaki gıda işletmelerinin faaliyet konuları belirtilerek düzenlenir. Gıda Hijyeni Yönetmeliği hükümlerine uygunluğu açısından ekmek, ekmek çeşitleri, diğer ekmek çeşitleri ve sade pide üreten işletmeler yerinde resmi kontrole tabi tutulur. Yerinde yapılan resmi kontrol sonucunda işletmenin uygun bulunması halinde Ek-5’te yer alan işletme kayıt belgesi, Ek-14’te yer alan kayıt kapsamındaki gıda işletmelerinin faaliyet konuları belirtilerek düzenlenir.

(3) Dosyadaki bilgi ve belgelerin eksik veya yanlış hazırlanmış olması durumunda, eksiklik veya yanlışlık belirtilerek dosya, resmi yazı ile başvuru sahibine iade edilir.

(4) İşletme kayıt belgesi; üzerinde yazılı ticaret unvanı, gerçek ve tüzel kişi, işletme adresi ve faaliyet konusu için geçerlidir. Bu bilgilerden herhangi birinin değişmesi durumunda kayıt belgesi geçerliliğini kaybeder. Gıda işletmecisi, değişiklik durumlarında ilgili bilgi ve belgeler ile işletme kayıt belgesinin aslını bir dilekçeye ekleyerek en geç üç ay içerisinde yetkili mercie yazılı başvuruda bulunur. Yetkili merci tarafından ilgili değişiklik yapılarak işletme kayıt belgesi yeniden düzenlenir.

(5) Gıda işletmecileri faaliyetlerinin tamamını veya bir kısmını durdurmaları durumunda, bu durumu üç ay içerisinde yetkili mercie bildirmek ve yetkili merciin işletmeyle ilgili güncel bilgilere sahip olmasını sağlamak zorundadır.” hükmü,

İdari Şartname’nin “- İhale konusu işe ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Malzeme Dâhil Yemek Pişirme, Servis Ve Sonrası Hizmetleri Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

…

e) Miktarı: 12.487.663 öğün, Malzeme Dâhil Yemek Pişirme, Servis Ve Sonrası Hizmetleri Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır….” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “İhaleye katılabilmek için gereken belgeler ve yeterlik kriterleri” başlıklı 7’nci maddesinde “7.1. İsteklilerin ihaleye katılabilmeleri için aşağıda sayılan belgeleri teklifleri kapsamında sunmaları gerekir:

…

ı) İhale konusu işin ya da malın satış faaliyetinin yerine getirilebilmesi için ilgili mevzuat gereğince alınması zorunlu olan sicil, izin, ruhsat, faaliyet belgesi vb. belgeler:

düzenlemesi yer almaktadır

Başvuruya konu ihalenin “Malzeme Dâhil Yemek Pişirme, Servis ve Sonrası Hizmetleri Alımı” ihalesi olduğu ve elektronik ihale ile 18.11.2024 tarihinde gerçekleştirildiği, ihaleye ait İdari Şartname’nin 7’nci maddesinde isteklilerin e-teklifleri ile birlikte ihale tarihi itibariyle geçerli Gıda Tarım ve Hayvancılık Bakanlığı İl/İlçe Müdürlüklerince verilmiş kendi adına düzenlenmiş işletme kayıt belgesini beyan etmeleri gerektiğinin düzenlendiği tespit edilmiştir.

Başvuru sahibi olanNur Grup Yemek Gıda Temz. İnş.San.ve Tic. Ltd. Şti tarafından yeterlik bilgileri tablosunda teklif vermeye yetkili olunduğuna ilişkin bilgiler başlığının sicil, izin, ruhsat ve faaliyet belgeleri kısmında “18659-508-00002 İşletme Kayıt Belgesi.pdf EKAP’a yüklenen belgedir.” bilgilerinin beyan edildiği,

EKAP’a yüklenen söz konusu belgenin incelenmesinde Başakşehir Kaymakamlığı İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğü tarafından düzenlendiği, işletmenin faaliyet konusunun “Gıda Üretimi Yapan İşletmeler, Depo, Gıda Satış ve Diğer Perakende Faaliyet Gösteren İşletmeler” olarak belirtildiği belgenin ilk veriliş tarihinin 28.06.2022 ve değişiklik tarihinin 21.10.2024 tarihi olduğu, “Şirket Kurum, Kuruluş Merkez Adresi” kısmında“İkitelli OSB Mah.Tormak San.Sitesi Sosyal Tesis B Blok No:1 İç Kapı:12 Başakşehir-İSTANBUL” ve İşletmenin Adresi kısmında da yine “İkitelli OSB Mah.Tormak San.Sitesi Sosyal Tesis B Blok No:1 İç Kapı:12 Başakşehir-İSTANBUL” adresinin belirtildiği görülmüştür.

Ayrıca Tarım ve Orman Bakanlığı’nın Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi internet sitesi üzerinden, anılan istekli tarafından beyan edilen ve EKAP’a yüklenen işletme kayıt belgesine ilişkin olarak yapılan sorgulama neticesinde, söz konusu belgenin “İşletmenin Adresi” kısmında adresin sunulan işletme kayıt belgesindeki işletmenin adresinden farklı olarak “İkitelli OSB Mah. Çorapçılar San. Sit. Sosyal tesis A Blok No:7-8-9-10 Merkez/Başakşehir İstanbul/Türkiye” şeklinde belirtildiği anlaşılmıştır.

Buradan hareketle işletme kayıt belgesindeki bilgilerin doğruluğu ve geçerliliği tespitinin yapılması için idarece belgeyi düzenleyen T.C Başakşehir Kaymakamlığı İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğü’ne gönderilen 20.11.2024 tarih ve 260105516 sayılı yazı ile TR-34-K-243791 kayıt numaralı işletme kayıt belgesinde yer alan adreste bahsi geçen işletmenin olup olmadığı, belge üzerinde yer alan tüm bilgilerin kendilerince düzenlenip düzenlenmediği konusunda bilgi talebinde bulunulduğu

Ayrıca başvuru sahibinin Başakşehir İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğüne 16.10.2024 tarihli başvurusunda işletmenin kayıt işlemlerinin yapılmasını talep ettiği ve belirtilen bilgilerde de işletmenin adresinin “İkitelli OSB Mah. Çorapçılar San. Sit. Sosyal tesis A Blok No:7-8-9-10 Merkez/Başakşehir İstanbul/Türkiye” olarak belirtildiği,

Buna karşılık ilgili müdürlük tarafından idareye gönderilen 21.11.2024 tarih ve 16765476 sayılı cevap yazısında işletmenin başvurusuna istinaden kendilerince düzenlenen işletme kayıt belgesinde işletmenin üretim yeri olarak şirketin merkez adresinin yazıldığı, dolayısıyla işletme adresinin yanlış şekilde belirtildiği, bu durumun iş yoğunluğundan dolayı sehven olduğu ve belge üzerindeki tüm bilgilerin kendileri tarafından düzenlendiği ve bahsi geçen belgenin işletme adresinin “İkitelli OSB Mah. Çorapçılar San. Sit. Sosyal tesis A Blok No:7-8-9-10 Merkez/Başakşehir İstanbul/Türkiye” olarak güncelleneceği yönünde bilgi verildiği görülmüştür.

İdari Şartname’nin 7.1’inci maddesinde isteklilerin e-teklifleri kapsamında “Gıda Üretim İzni Belgesi ya da İşletme Kayıt Belgesi”ni beyan etmelerinin istendiği anlaşılmıştır.

Bu değerlendirmeler çerçevesinde, başvuru sahibi tarafından ihaleye sunulan işletme kayıt belgesindeki işletme adresi ile şirketin merkezinin adresinin aynı olduğu, ancak Tarım ve Orman Bakanlığı’nın Gıda Güvenliği Bilgi Sistemi internet sitesi üzerinden yapılan sorgulamada işletme adresinin şirketin merkez adresinden farklı olduğunun tespit edilmesi üzerine idarece, belgeyi düzenleyen ilgili kurum ile yapılan yazışmalardan işletme kayıt belgesi üzerindeki işletme adresinin iş yoğunluğundan dolayı sehven yanlış yazıldığı ve belgenin doğru işletme adresi yönünde güncelleneceği hususlarının belirtildiği görülmüş olsa da,

İhale kapsamında yeterlik kriteri olarak beyan edilen/sunulan işletme kayıt belgesinin adresinde yapılan yanlışlığın, Gıda İşletmelerinin Kayıt ve Onay İşlemlerine Dair Yönetmelik hükümlerinde işletme adresinin belgenin geçerli olabilmesi için asli bir unsur olduğu göz önünde bulundurulduğunda sehven dahi olsa belgenin geçerli olma şartını etkileyeceği ve belgenin bu haliyle kabul edilemeyeceği yönündeki esası değiştirmeyeceği,

Kaldı ki başvuru sahibi tarafından Başakşehir İlçe Tarım ve Orman Müdürlüğüne 16.10.2024 tarihinde başvurulduğu kendilerince düzenlenmesi istenen bilgilerde işletme adresinin doğru şekilde belirtilmiş olmasına rağmen anılan Müdürlükçe hazırlanan belgede işletme adresinin farklı şekilde belirtilmiş olmasındaki hatanın sorumluluğunun belgeyi düzenleyen müdürlükte olduğu kadar basiretli bir tacir olarak başvuru sahibinde de olduğu,

Zira ihale tarihinin 18.11.2024 ve belgenin düzenlendiği tarihin 21.10.2024 olduğu dikkate alındığında söz konusu belgenin geçerliliğine etki edecek şekildeki yanlışlığın başvuru sahibince fark edilip düzeltilmesi açısından yeterli sürenin bulunduğu hususları bir arada değerlendirildiğinde idarece yapılan işlemlerde mevzuata aykırılık bulunmadığı ve başvuru sahibinin bu yöndeki iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.

Öte yandan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanunun öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesinin ikinci fıkrası yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

Oybirliği ile karar verildi.