İdarenin aşırı düşük teklif açıklama talebi kamu ihale mevzuatına uygun değilse, maliyet bileşenleri nasıl tanımlanmalıdır (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Nefha İnş. Taah. ve Tic. San. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Kilis İl Özel İdaresi Plan Proje Yatırım ve İnşaat Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1626338 İhale Kayıt Numaralı “Öncüpınar Gümrük Kapısı İdari Hizmet Binası Yapı Projeleri Danışmanlık Hizmeti Alım İşi” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Kilis İl Özel İdaresi Plan Proje Yatırım ve İnşaat Müdürlüğütarafından 23.12.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Öncüpınar Gümrük Kapısı İdari Hizmet Binası Yapı Projeleri Danışmanlık Hizmeti Alım İşi” ihalesine ilişkin olarak Nefha İnş. Taah. ve Tic. San. Ltd. Şti.nin 24.03.2025 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 27.03.2025 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 28.03.2025 tarih ve 181505 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 28.03.2025 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2025/727 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan İzzettin Aslan tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesi ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddelerine aykırı olduğu, üçüncü kişilerden alınan fiyat tekliflerinde ilgili tutanakların son veya bir önceki geçici vergi beyanname dönemine ilişkin olarak düzenlenmediği iddiasına yer verilmiştir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. …” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir. …” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Öncüpınar Gümrük Kapısı İdari Hizmet Binası Yapı Projeleri Danışmanlık Hizmeti Alım İşi

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

…

e) Miktarı: 1 Adet Mimari, Statik, Mekanik, Elektrik, Peyzaj, Zemin Etüdü Dosyası ile Yaklaşık Maliyetinin Hazırlanması

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Kilis” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’nci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuatı gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi (KDV hariç), resim ve harç giderleri ile teknik şartnamede belirtilen diğer giderler teklif fiyata dahildir.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi,

Teknik Şartname’nin “İşin Kapsamı” başlıklı düzenlemesinde “Öncüpınar Gümrük Kapısı Yeniden Yapılandırılması İşine ilişkin hizmet alımı yolu ile mevcut sahada İdarece belirlenmiş çalışma alanı ile ilgili yerinde fizibilite, tespit, mevcut durumu gösterir halihazır (çalışma alanı ve yakınındaki yapıların, yolların, galerilerin mevcut durumunu gösterecek şekilde) vb. çalışmalar yapılarak plankote hazırlanması, zemin etüt raporu, mimari, statik, mekanik ve elektrik tesisatı, altyapı, peyzaj ve çevre düzenleme projeleri ve detaylarının, inşaat ihalesi teknik şartnamelerinin(birinci öncelik olarak kurumların rayiç ve birim fiyatlar listesi yeterli değil veya uygun birim fiyat yok ise ikinci öncelik olarak piyasa araştırma tutanakları ile) ve diğer dokümanlarının, tasdik edilen projeye göre metrajlarının, mahal listelerinin, yaklaşık maliyetinin, ihale dokümanı dosyası ile proje orijinallerinin ve CD kopyalarının hazırlanması, bu şartnamede belirtilen usul ve esaslar çerçevesinde iş üzerinde kalan Yüklenici tarafından hazırlanacaktır. …” düzenlemesi yer almaktadır.

Aynı Şartname’nin ilgili maddelerinde mimari proje, statik proje, mekanik proje ve elektrik projesi genel esaslarına yer verildiği görülmüştür.

Kilis İl Özel İdaresi Plan Proje Yatırım ve İnşaat Müdürlüğü tarafından 23.12.2024 tarihinde e-ihale olarak gerçekleştirilen “Öncüpınar Gümrük Kapısı İdari Hizmet Binası Yapı Projeleri Danışmanlık Hizmeti Alım İşi” ihalesine 16 isteklinin katıldığı, 14.01.2025 tarihli ihale komisyonu kararına göre ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan ENG Statik Proje İnş. Ltd. Şti. uhdesinde bırakıldığı, başvuru sahibi tarafından anılan karara yönelik olarak Kuruma itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu ve Kurul tarafından alınan 19.02.2025 tarih ve 2025/UH.I-585 sayılı kurul kararı ile “teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek belirlenerek sınır değer altında teklif veren isteklilere aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması” gerektiği yönünde karar verildiği anlaşılmıştır.

Anılan Kurul kararının gereklerini teminen, idare tarafından önemli teklif bileşenleri yeniden belirlenmek suretiyle, teklifi sınır değerin altında olduğu tespit edilen 13 istekliye aşırı düşük teklif açıklama talebine ilişkin yazı gönderildiği, söz konusu yazıda; “1- Mimari Proje Hizmetleri İçin;

a. Gerçek kişilik olan isteklinin kendisinin mimar olması halinde Mimarlar Odasına kayıtlı olduğunu gösterir oda kayıt belgesini sunacaktır.

b. Tüzel kişilik olan isteklinin ortaklarından bir veya birkaçının mimar olması halinde ortaklık durum belgesi ve mimarlar odasına kayıtlı olduğunu gösterir oda kayıt belgesini sunacaktır.

c. Söz konusu belgeler ihale ilan tarihi veya daha sonraki tarihlerde alınmış olması gerekmektedir.

2- Statik Proje Hizmetleri İçin;

a. Tüzel kişilik olan isteklinin ortaklarından bir veya birkaçının inşaat mühendisi olması halinde ortaklık durum belgesini ve İnşaat Mühendisleri Odasına kayıtlı olduğunu gösterir oda kayıt belgesini sunacaktır.

b. Söz konusu belgeler ihale ilan tarihi veya daha sonraki tarihlerde alınmış olması gerekmektedir.

3- Mekanik Proje Hizmetleri İçin;

a. Tüzel kişilik olan isteklinin ortaklarından bir veya birkaçının makine mühendisi olması halinde ortaklık durum belgesini ve Makine Mühendisleri Odasına kayıtlı olduğunu gösterir oda kayıt belgesini sunacaktır.

b. Söz konusu belgeler ihale ilan tarihi veya daha sonraki tarihlerde alınmış olması gerekmektedir.

4- Elektrik Proje Hizmetleri İçin;

a. Tüzel kişilik olan isteklinin ortaklarından bir veya birkaçının elektrik mühendisi olması halinde ortaklık durum belgesini ve Elektrik Mühendisleri Odasına kayıtlı olduğunu gösterir oda kayıt belgesini sunacaktır.

b. Söz konusu belgeler ihale ilan tarihi veya daha sonraki tarihlerde alınmış olması gerekmektedir. … “ ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Akabinde alınan 19.03.2025 tarihli ihale komisyonu kararından; teklifi sınır değerin altında olduğu tespit edilen 13 istekli arasından 3 isteklinin açıklama sunduğu, bunlardan 2 istekli tarafından sunulan açıklamaların, aşırı düşük teklif açıklama talebine ilişkin yazıda talep edilen belgelerin istenilen şartları haiz olmadığı gerekçesiyle uygun bulunmadığı, ihalenin ise açıklaması uygun bulunan İzzettin Aslan uhdesinde bırakıldığı, başvuru sahibi Nefha İnş. Taah. ve Tic. San. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi olarak belirlendiği görülmüştür.

Yukarıda yer verilen 4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesine istinaden Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.1 maddesinde “Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.” yönünde düzenleme yapılarak, idarelere ihale konusu işin yürütülmesinde hizmet sunucusu tarafından yapılacak harcamalardan işin esasını oluşturan kalemleri sorgulaması imkanı verilmiştir.

Aktarılan mevzuat düzenlemeleri uyarınca idarelerce düzenlenen aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında, önemli teklif bileşenlerinin belirlenmesi idarenin takdir yetkisi kapsamında olmakla birlikte, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde yer alan hükümler ile Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde yer alan açıklamalar gereğince, işlemin tesisinde teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerine net şekilde yer verilmesi gerekmektedir.

Yapılan incelemede; teklifi sınır değerin altında olduğu tespit edilen 13 istekli arasından 3 isteklinin aşırı düşük teklif açıklaması sunduğu, 2 isteklinin açıklamalarının, aşırı düşük teklif açıklama talebine ilişkin yazıda talep edilen belgelerin istenilen şartları haiz olmadığı gerekçesiyle uygun bulunmadığı, ihalenin aşırı düşük teklif açıklaması uygun bulunan İzzettin Aslan’ın uhdesinde bırakıldığı, başvuru sahibinin iddialarının ise İzzettin Aslan tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamasının, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 38’inci maddesi ve Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine aykırı olduğu hususunu ihtiva ettiği ancak idare tarafından teklifi aşırı düşük bulunan isteklilere gönderilen ve başvuruya konu hususa ilişkin olarak yapılacak tespitlerin esasını oluşturan aşırı düşük teklif sorgulama talebine ilişkin yazıda, idare tarafından önemli teklif bileşenleri olarak belirlenen unsurların kamu ihale mevzuatı gereğince aşırı düşük teklif açıklamasına konu edilebilecek maliyet bileşenlerinden oluşmadığı, nitekim yapı projeleri danışmanlık işini ihtiva eden incelemeye konu iş kapsamında, mevzuat gerekleri doğrultusunda idarenin takdirine bırakılan önemli teklif bileşenleri tespitinin, yaklaşık maliyetin esasını oluşturan maliyet kalemleri, doküman düzenlemeleri ve işin ifası sırasında ortaya çıkabilecek maliyet unsurları özelinde belirlenmesi gerekirken idarece söz konusu hususlar dikkate alınmaksızın, doğrudan yeterlik kriterleri kapsamında istenebilecek belge talebini içeren önemli teklif bileşeni belirlemesi yapıldığı, mevcut durumda, teklifi aşırı düşük olarak tespit edilen istekliler tarafından mevzuata uygun şekilde aşırı düşük teklif açıklaması sunulmasına ve sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının sağlıklı bir şekilde değerlendirilmesine imkân bulunmadığı anlaşılmıştır.

Netice itibarıyla, idarenin aşırı düşük teklif açıklama talebinin kamu ihale mevzuatına uygun olarak yapılmadığı anlaşıldığından, idare tarafından teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek, aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Diğer taraftan 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından 50.640,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde 50.640,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, teklifte önemli olduğu tespit edilen maliyet bileşenlerinin açık ve tereddütte mahal vermeyecek şekilde belirlenerek sınır değer altında teklif veren isteklilere aşırı düşük teklif sorgulamasının yeniden yapılması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.