Aşırı düşük teklif sorgulama yazısında önemli teklif bileşenlerinin belirtilmemesi ihale sürecini nasıl etkiler (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Mustafa AKDEMİR,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Adana Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1581962 İhale Kayıt Numaralı “Medeniyet, Tarih ve Kültür Kamplarına Ulaşımın Sağlanması İçin Araç Kiralama (Otobüs Temini)” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Adana Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından 19.12.2024 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Medeniyet, Tarih ve Kültür Kamplarına Ulaşımın Sağlanması İçin Araç Kiralama (Otobüs Temini)” ihalesine ilişkin olarak Mustafa Akdemir‘in 06.01.2025 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 09.01.2025 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 16.01.2025 tarih ve 176065 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 15.01.2025 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2025/159 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, 25.12.2024 tarihli ihale komisyonu kararı ile ihale üzerine bırakılan Gezibudur Turizm San. ve Tic. Ltd. Şti. yapmış olduğu aşırı düşük açıklamasının mevzuata ve ihale dokümanında yer alan düzenlemelere aykırı olarak hazırlandığı, söz konusu aşırı düşük teklif açıklamasının Tebliğ’in 79’uncu maddesi uyarınca uygun görülmeyerek teklifin reddedilmesi gerektiği iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı Düşük Teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. …” hükmü,

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “… 79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir. …” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde” 2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: Medeniyet, Tarih ve Kültür Kamplarına Ulaşımın Sağlanması için Otobüs Araç Kiralama Hizmet Alımı

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu: –

e) Miktarı:

Medeniyet, Tarih ve Kültür Kamplarına Ulaşımın Sağlanması için 18 (Onsekiz) Adet Otobüs Araç Kiralama Hizmet Alımı

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: Merkez Adana hareket noktası olmak üzere Çanakkale-Eceabat, Nevşehir, Bitlis-Ahlat, Erzurum, İstanbul- Esenler Gençlik Kamplarına toplam 18 (onsekiz) adet otobüs ile belirli tarihlerde ulaşımın sağlanması” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Teklif fiyata dahil olan giderler” başlıklı 25’inci maddesinde “25.1. Sözleşmenin uygulanması sırasında, ilgili mevzuat gereğince ödenecek ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderleri teklif fiyatına dahildir.

25.2. 25.1. maddesinde yer alan gider kalemlerinde artış olması ya da benzeri yeni gider kalemlerinin oluşması hallerinde, teklif edilen fiyatın bu tür artış ya da farkları karşılayacak payı içerdiği kabul edilir. Yüklenici, bu artış ve farkları ileri sürerek herhangi bir hak talebinde bulunamaz.

25.3. Teklif fiyata dahil olan diğer giderler aşağıda belirtilmiştir:

25.3.1.

25.4. Sözleşme konusu işin bedelinin ödenmesi aşamasında doğacak Katma Değer Vergisi (KDV), ilgili mevzuatı çerçevesinde İdare tarafından yükleniciye ayrıca ödenir.

25.5. Bu madde boş bırakılmıştır.” düzenlemesi,

İdari Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde

“33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “İhalenin karara bağlanması” başlıklı 36’ncı maddesinde “36.1.1 Aşırı düşük teklif sorgulamasının yapıldığı ihalelerde, aşırı düşük teklif sahibi tüm isteklilerden; aşırı düşük teklif açıklamaları ile birlikte yeterlik bilgileri tablosunda beyan ettikleri bilgi ve belgelerden EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayanlar ile teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmaları ve ihale dokümanında öngörülmesi halinde numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerini vermeleri/kurulumlarını yapmaları istenir. Beyan edilen bilgi/belgeler ve teknik şartnameye cevaplar ve açıklamalara ilişkin tevsik edici belgeleri sunmayan istekliler ile numune ve/veya demonstrasyon işlemlerine ilişkin yükümlülüklerini yerine getirmeyen veya aşırı düşük teklif açıklaması sunmayan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. Sunulan bilgi ve belgeler ile aşırı düşük teklif açıklamaları çerçevesinde, yeterlik bilgileri tablosunda beyan edilen katılım ve yeterlik kriterlerine ilişkin şartları sağlamadığı anlaşılan veya numune ve/veya demonstrasyon değerlendirmesi başarısız sonuçlanan isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. …” düzenlemesi yer almaktadır.

Başvuruya konu olan ihaleye 14 isteklinin teklif sunduğu, 26.12.2024 tarihli ihale komisyonu kararına göre Eminel Temizlik Bilgisayar İnşaat Taşımacılık Turizm Yemekçilik Unlu Mamüller Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi ve Alphan Ulaşım Hizmetleri Limited Şirketi’nin geçici teminatının uygun olmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, sınır değerin altında teklif bedeli sunan Gezibudur Turizm San. ve Tic. Ltd. Şti.’nin aşırı düşük teklif açıklamasını hazırlamasını teminen ilgili sorgu yazısının 19.12.2024 tarihinde anılan istekliye EKAP üzerinden gönderildiği anlaşılmıştır.

4734 sayılı Kanun’un “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesindeki, Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesindeki açıklamalar doğrultusunda, teklifi aşırı düşük bulunan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili açıklamaların yazılı olarak istenmesi gerektiği hüküm altına alınmış olup aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin sorgu yazısında, isteklilerin yapacağı açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, idare tarafından bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.

Yapılan incelemede, idarenin 19.12.2024 tarihinde teklifi aşırı düşük olarak belirlenen istekliye gönderdiği sorgu yazısında, “Medeniyet, Tarih ve Kültür Kamplarına Ulaşımın Sağlanması için Araç Kiralama (Otobüs Temini) işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 24.12.2024 tarihine kadar İdaremize sunmanız ve aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 24.12.2024 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir.” ifadesine yer verilmesine rağmen, yazı ekinde aşırı düşük teklif açıklamalarına esas olacak önemli teklif bileşenlerinin belirtilmediği tespit edilmiştir.

Yapılan incelemeler neticesinde istekliler tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun şekilde hazırlanabilmesi ve idarenin de açıklamaları sağlıklı bir şekilde değerlendirebilmesi için idareler tarafından aşırı düşük teklif sorgulamasının mevzuata uygun olarak yapılması gerektiği, mevcut ihalenin aşırı düşük teklif sorgulama yazısında açıklama istenilen önemli teklif bileşenlerine yer verilmediği, dolayısıyla isteklilerin geçerli açıklama yapılabilme ve idarece açıklamaların nesnel, gerçekçi, bir şekilde değerlendirilebilme imkânının bulunmadığı anlaşıldığından idare tarafından aşırı düşük teklif sorgulama yazısının Tebliğ’in 79.2.1’inci maddesine uygun olarak yeniden hazırlanması, anılan yazı içerisinde önemli teklif bileşenlerine açık ve net ifadeler ile yer verilmesi gerektiği ve aşırı düşük teklif değerlendirme sürecini mevzuata uygun şekilde tamamlaması gerektiği sonucuna ulaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Ayrıca, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez. Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddiasında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı sonucuna varılmıştır.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, aşırı düşük teklif sorgu yazısının Tebliğ’in 79.2.1’inci maddesine uygun olarak yeniden hazırlanması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

Oybirliği ile karar verildi.