Aşırı düşük teklif açıklamalarında maliyet/satış tutarı tespit tutanağı zorunluluğu nedir (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Karbil Temizlik Sağlık Hizmetleri Gıda İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2024/1605716 İhale Kayıt Numaralı “Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların 01/01/2025 – 28/02/2025 Tarihleri Arası Malzeme Dâhil Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Sonrası İşler” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğütarafından 28.11.2024 tarihinde pazarlık usulü ile gerçekleştirilen “Bolu Aile ve Sosyal Hizmetler İl Müdürlüğüne Bağlı Kuruluşların 01/01/2025 – 28/02/2025 Tarihleri Arası Malzeme Dâhil Mamul Yemek Alımı, Dağıtımı ve Sonrası İşler” ihalesine ilişkin olarak Karbil Temizlik Sağlık Hizmetleri Gıda İnş. Nak. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin 11.12.2024 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 12.12.2024 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 23.12.2024 tarih ve 174071 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 23.12.2024 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2024/1764 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle,ihalenin ikinci kısmına sunmuş oldukları aşırı düşük teklif açıklamalarının idarece uygun bulunmadığı, ilgili işlemin gerekçesinin ise “Ek-O7 Maliyet/Satış Tutarı Tespit Tutanağında irmik (ince orta boy) ürününün fiyatının 32,50 TL belirtilmesine rağmen Ek-H.4 Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelinin ana girdiler tablosunda 325,00 TL olarak belirtildiği” ve “ana girdi maliyet hesabında 13 yaş ve üzeri sabah kahvaltısı için 23,35087643 TL, 13 yaş ve üzeri öğle yemeği için 48,28512829 TL, 13 yaş ve üzeri akşam yemeği için 41.92565807 TL, özel gün menüsü için 66,50203600 TL üzerinden hesaplama yapıldığı, ancak maliyetin 13 yaş ve üzeri sabah kahvaltısı için 27,45118857TL TL, 13 yaş ve üzeri öğle yemeği için 58,78512829 TL, 13 yaş ve üzeri akşam yemeği için 46,92565326 TL, özel gün menüsü için 66,50203600 TL olduğunun tespit edildiği” şeklinde belirtildiği, bunun üzerine idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, Ek-H.4 malzemeli yemek sunumu hesap cetveline ilişkin itirazlarının kabul edildiği, öğün maliyetlerine ilişkin itirazlarının ise kabul edilmediği, ancak bahse konu öğün maliyetlerinin örnek menülere uygun ve doğru şekilde hesaplandığı iddia edilmekte ve itirazen şikâyet başvurusunun Kurumumuzca incelenerek gereğinin yapılması istenmektedir.

Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

Kamu İhale Genel Tebliği”nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “…79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.

79.2.2. İstekliler aşırı düşük olarak tespit edilen tekliflerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak açıklayabilirler.

…

79.2.2.7. İsteklinin Kendi Ürettiği, Aldığı veya Sattığı Mallara İlişkin Fiyatlar: Teklifi oluşturan maliyet bileşenlerine ilişkin olarak isteklinin kendi ürettiği, aldığı veya sattığı mallara ait fiyatların kullanılması durumunda, istekliyle tam tasdik sözleşmesi yapan veya beyannamelerini imzalamaya yetkili olan meslek mensubu tarafından ilgisine göre aşırı düşük teklif açıklamasına konu mal için düzenlenen maliyet/satış tutarı tespit tutanağı ile açıklama yapılabilir.

…

Satışlar dayanak alınarak yapılan açıklamanın geçerli olabilmesi için teklif edilen birim fiyatın, ilgili tutanakta tespit edilen ağırlıklı ortalama birim satış tutarının % 80’inin altında olmaması, malın ticaretinin isteklinin faaliyet alanında olması ve isteklinin ilan/davet tarihinin içinde bulunduğu aydan önceki üç ay veya bundan önceki üç ay içinde ihale konusu işte kullanılmasını öngördüğü mal miktarının en az 1/20’si kadar satış yapmış olması gerekir.

…

79.2.6. Malzemeli yemek hizmet alımı ihalelerinde aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesinde kullanılmak üzere teknik şartnamede asgari iki haftalık örnek menü düzenlemesi yapılır ve bu menüde yer alan yemeklerin içerikleri ile çiğ girdi miktarları belirtilir.

Bu ihalelerde; teklifi aşırı düşük bulunan istekli öncelikle “ana girdi”, “işçilik” ve “yardımcı gider” oranlarının belirtildiği Malzemeli Yemek Sunumu Hesap Cetvelini hazırlayarak açıklaması kapsamında sunar. Açıklamanın geçerli kabul edilebilmesi için “(Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranının 0,80’den az ve 0,95’den çok olmaması gerekir. Oran belirtmeyen veya belirttiği oran 0,80’den az veya 0,95’den çok olan isteklilerin teklifleri reddedilir.

…

Malzemeli yemek alımı ihalelerinde sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapılmalıdır. İsteklilerin örnek menüdeki girdiler ve işçilik gideri kullanılarak teklif ettikleri birim fiyatı açıklamaları gerekmekte olup toplam miktar ve tutar açıklaması yapılmayacaktır. Örneğin normal kahvaltı, diyet kahvaltı, ara öğün, normal yemek ve diyet yemek gibi birim fiyatları içeren bir ihalede, isteklilerin teklif ettikleri birim fiyatı; örnek menüyü ve bu menünün üretimi için gerekli işçilik tutarını kullanarak tevsik etmeleri durumunda açıklama uygun kabul edilecektir…” açıklaması,

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: BOLU AİLE VE SOSYAL HİZMETLER İL MÜDÜRLÜĞÜNE BAĞLI KURULUŞLARIN 01.01.2025-28.02.2025 YILI MALZEMELİ MAMUL YEMEK PİŞİRİLMESİ, SERVİSİ VE SONRASI İŞLERİ HİZMETİ ALIMI

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

70491 adet/öğün yemek

Mamul Yemek Alımı İşi

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/teslim edileceği yer: İşin Yapılacağı Kuruluşların Adları ve Adresleri Teknik Şartnamede tablo halinde belirtilmiştir.” düzenlemesi,

Anılan Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

06.12.2024 onay tarihli ihale komisyonu kararına göre, 4 kısımlı söz konusu ihalede 19 adet ihale dokümanı indirildiği, ihalenin itiraza konu 2’nci kısmına 9 isteklinin katıldığı, başvuru sahibi Karbil Temizlik Sağlık Hizm. Gıda İnş. Nakl. San. ve Tic. Ltd. Şti. ile Alp Sancak İnşaat Taahhüt Hizmetleri Ltd. Şti.nin teklifinin aşırı düşük teklif açıklamalarının uygun olmadığı gerekçesiyle, Taşhan Yemek Temizlik Hizmetleri Otomotiv İnş. Nak. Tur. Gıda San. Tic. Ltd. Şti.nin teklifinin aşçı yardımcısı için asgari işçilik giderinin altında teklif verildiği gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibinin Doğuşzade Gıda Pazarlama Tic. ve San. Ltd. Şti. ve ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibinin ise Eftal Kurumsal Hizmetler San. Tic. Ltd. Şti. olarak belirlendiği anlaşılmıştır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79.2.6’ncı maddesinde “…Malzemeli yemek alımı ihalelerinde sadece iki haftalık örnek menüdeki ana girdiler ve işçilik giderleri dikkate alınarak açıklama yapılmalıdır. İsteklilerin örnek menüdeki girdiler ve işçilik gideri kullanılarak teklif ettikleri birim fiyatı açıklamaları gerekmekte olup toplam miktar ve tutar açıklaması yapılmayacaktır. Örneğin normal kahvaltı, diyet kahvaltı, ara öğün, normal yemek ve diyet yemek gibi birim fiyatları içeren bir ihalede, isteklilerin teklif ettikleri birim fiyatı; örnek menüyü ve bu menünün üretimi için gerekli işçilik tutarını kullanarak tevsik etmeleri durumunda açıklama uygun kabul edilecektir. …” açıklaması yer almakta olup, söz konusu açıklamadan isteklilerin örnek menüdeki girdiler ve işçilik gideri kullanılarak teklif ettikleri birim fiyatı açıklamaları gerektiği anlaşılmaktadır.

Başvuru sahibinin aşırı düşük teklif açıklamalarının idarece uygun bulunmadığı, ilgili işlemin gerekçelerinin Ek-O.7 maliyet/satış tutarı tespit tutanağı ile Ek-H.4 malzemeli yemek sunumu hesap cetvelindeki irmik ürününe ilişkin fiyatın farklı olduğu ve kahvaltı, öğle ve akşam yemeği maliyet hesabının hatalı olduğu şeklinde belirtildiği, başvuru sahibi tarafından yapılan şikayet başvurusu sonucunda idarece irmik ürününün fiyatının uygun olduğuna karar verildiği, ancak öğün maliyeti hesabının hatalı olduğu gerekçesi ile ilgili başvurunun reddine karar verildiği anlaşılmıştır.

İdare tarafından 28.11.2024 tarihinde teklifi sınır değerin altında olan isteklilere “Beyan edilen bilgileri tevsik eden belgelerin sunulması ve/veya numune/demonstrasyon işlemlerine ilişkin ürün örneklerinin verilmesi/kurulumların yapılması/aşırı düşük teklif açıklamalarının sunulması” konulu yazının gönderildiği, ilgili yazıda aşırı düşük teklif açıklamalarının Teknik Şartname, örnek menü ve gıda rasyonuna göre açıklanması gerektiğinin belirtildiği görülmüştür.

İdarece EKAP’a yüklenen ihale işlem dosyası incelendiğinde, başvuru sahibi Karbil Temizlik Sağlık Hizm. Gıda İnş. Nakl. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından aşırı düşük teklif açıklamalarının 04.12.2024 tarihinde idareye sunulduğu görülmüştür.

İlgili aşırı düşük teklif açıklama dosyası incelendiğinde, 13+ yaş grubu sabah kahvaltısı için 14 günlük örnek menü kullanılarak günlük öğün maliyetlerinin hesaplandığı, bunun sonucunda bir günlük ortalama kahvaltı öğün maliyetinin 23,35087643 TL olarak hesaplandığı görülmüştür. İnceleme kapsamında Kurumca hesaplama yapıldığında ortalama kahvaltı öğün maliyetinin 27,45087643 TL olduğu tespit edilmiştir.

13+ yaş grubu öğle yemeği için 14 günlük örnek menü kullanılarak günlük öğün maliyetlerinin hesaplandığı, bunun sonucunda bir günlük ortalama öğle yemeği maliyetinin ise 48,28512829 TL olarak hesaplandığı görülmüştür. İnceleme kapsamında Kurumca hesaplama yapıldığında ortalama öğle yemeği maliyetinin 58,78512829 TL olduğu tespit edilmiştir.

13+ yaş grubu akşam yemeği için 14 günlük örnek menü kullanılarak günlük öğün maliyetlerinin hesaplandığı, bunun sonucunda bir günlük ortalama akşam yemeği maliyetinin ise 41,92565807 TL olarak hesaplandığı görülmüştür. İnceleme kapsamında Kurumca hesaplama yapıldığında ortalama akşam yemeği maliyetinin 46,92565807 TL olduğu tespit edilmiştir.

Özel gün menüsü için 1 günlük örnek menü kullanılarak bir günlük ortalama özel gün menüsü maliyetinin 66,50203600 TL olarak hesaplandığı görülmüştür.

Anılan istekli tarafından inceleme kapsamında Kurumca 27,45087643 TL olarak hesaplanan 13+ yaş grubu sabah kahvaltısı için 25,00 TL, inceleme kapsamında Kurumca 58,78512829 TL olarak hesaplanan 13+ yaş grubu öğle yemeği için 50,00 TL, inceleme kapsamında Kurumca 46,92565807 TL olarak hesaplanan 13+ yaş grubu akşam yemeği için 50,00 TL, 66,50203600 TL olarak hesaplanan özel gün menüsü için ise 88,00 TL teklif verildiği görülmüştür.

İnceleme kapsamında Kurumca hesaplanan 14 günlük öğün maliyetleri dikkate alınarak “Ana Girdi Maliyeti+İşçilik Maliyeti)/Toplam Teklif Tutarı” oranı hesaplandığında, ilgili oranın 1,038 olduğu görülmüştür. Bir diğer ifade ile bahse konu oranını0,80 ile 0,95 arasında olmadığı anlaşılmıştır.

Sonuç olarak, anılan istekli tarafından kahvaltı, öğle ve akşam yemeğine ilişkin ortalama öğün maliyetinin hatalı olarak düşük hesaplandığı, bunun sonucunda da kahvaltı ve öğle yemeği için inceleme kapsamında Kurumca hesaplanan birim maliyetin altında teklif verildiği, bir diğer ifade ile anılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında kahvaltı ve öğle yemeği için hesaplanan tutarın ilgili öğünler için teklif edilen birim fiyatı aştığı, bu durumun ana girdi maliyeti ile işçilik maliyeti toplamının teklif tutarına oranını etkilediği tespit edilmiştir.

Yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, anılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında kahvaltı, öğle ve akşam yemeklerine ilişkin ortalama öğün maliyetlerinin hatalı hesaplandığı, doğru hesaplama sonucu ulaşılan tutarlar dikkate alındığında kahvaltı ve öğle yemeği için ortalama öğün maliyetinin altında teklif verildiği, bir diğer ifade anılan istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması kapsamında kahvaltı ve öğle yemeği için hesaplanan tutarın ilgili öğünler için teklif edilen birim fiyatı aştığı, bu durumda ana girdi maliyeti ile işçilik maliyeti toplamının teklif tutarına oranının da Tebliğ’de belirtilen kriteri sağlamadığı görülmüş olup, anılan istekli tarafından aşırı düşük olarak belirlenen teklifinin kamu ihale mevzuatına uygun olarak tevsik edilmediği sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.

Bu fıkranın (1) numaralı bendi uyarınca tahsil edilen bedel hiçbir durumda iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Aktarılan Kanun hükmüne göre, başvuru sahibinin itirazen şikâyete konu iddialarının tamamında haklı bulunması halinde başvuru bedeli iadesinin söz konusu olabileceği dikkate alındığında, yukarıda yer verilen tespit ve değerlendirmeler neticesinde, başvuru sahibinin, iddialarının tamamında haklı bulunmadığı anlaşıldığından başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesi için Kanun’un öngördüğü şekilde “başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması” koşulunun gerçekleşmediği, dolayısıyla 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendi hükmü gereğince başvuru bedelinin iadesinin mümkün bulunmadığı anlaşılmıştır.

Ayrıca, ihalenin şikâyete konu 2’nci kısmının yaklaşık maliyet tutarı dikkate alındığında 4734 sayılı Kanun’un 53’üncü maddesi uyarınca ödenmesi gereken itirazen şikâyet başvuru bedelinin 39.403,00 TL olduğu, başvuru sahibi tarafından toplam yaklaşık maliyet üzerinden 78.855,00 TL’nin Kurum hesaplarına yatırıldığı, bu nedenle fazla ödendiği tespit edilen 39.452,00 TL’nin yazılı talebi halinde başvuru sahibine iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (c) bendi gereğince itirazen şikâyet başvurusunun reddine,

2) Fazla ödenen başvuru bedelinin, başvuru sahibinin yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.