Aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında belirsiz terimler isteklilerin eşit değerlendirilmesini nasıl etkiler (KİK)

BAŞVURU SAHİBİ:

Naim Turizm Taş. İnş. Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.,

İHALEYİ YAPAN İDARE:

Balıkesir Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü,

BAŞVURUYA KONU İHALE:

2025/248538 İhale Kayıt Numaralı “Bir Destandır Çanakkale Gidiş-Dönüş Otobüs Kiralama Hizmet Alımı” İhalesi

KURUM TARAFINDAN YAPILAN İNCELEME:

Balıkesir Gençlik ve Spor İl Müdürlüğütarafından 17.03.2025 tarihinde açık ihale usulü ile gerçekleştirilen “Bir Destandır Çanakkale Gidiş-Dönüş Otobüs Kiralama Hizmet Alımı” ihalesine ilişkin olarak Naim Turizm Taş. İnş. Gıda Tic. ve San. Ltd. Şti.nin 27.03.2025 tarihinde yaptığı şikâyet başvurusunun, idarenin 28.03.2025 tarihli yazısı ile reddi üzerine, başvuru sahibince 02.04.2025 tarih ve 181564 sayı ile Kurum kayıtlarına alınan 02.04.2025 tarihli dilekçe ile itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmuştur.

Başvuruya ilişkin olarak 2025/739 sayılı itirazen şikâyet dosyası kapsamında yapılan inceleme neticesinde esas inceleme raporu tanzim edilmiştir.

KARAR:

Esas inceleme raporu ve ekleri incelendi.

İtirazen şikâyet dilekçesinde özetle, ihale üzerinde bırakılan Macit Seyahat Tur. Taş. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti. tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının Kamu İhale Genel Tebliği’nin 79’uncu maddesine uygun olmadığı iddialarına yer verilmiştir.

A) Başvuru sahibinin iddialarının değerlendirilmesi sonucunda aşağıdaki hususlar tespit edilmiştir.

4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 38’inci maddesinde “İhale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra, diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister.

İhale komisyonu;

a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir.

Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye, ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine, ayrıca yaklaşık maliyeti 8 inci maddede öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenlemeler yapmaya yetkilidir. İhale komisyonu bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır.” hükmü yer almaktadır.

Kamu İhale Genel Tebliği’nin “Hizmet alımı ihalelerinde sınır değer tespiti ve aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi” başlıklı 79’uncu maddesinde “79.2. İhale ilanında ve dokümanında teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden açıklama isteneceği belirtilen hizmet alımı ihalelerinde, aşırı düşük tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında aşağıdaki düzenlemelere göre işlem tesis edilmesi gerekmektedir.

79.2.1. Aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin, bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesi zorunludur. Aşırı düşük teklif açıklaması sunulması için isteklilere üç (3) iş gününden az olmamak üzere uygun bir süre verilir.“açıklaması yer almaktadır.

İdari Şartname’nin “İhale konusu işe/alıma ilişkin bilgiler” başlıklı 2’nci maddesinde “2.1. İhale konusu işin/alımın;

a) Adı: BİR DESTANDIR ÇANAKKALE GİDİŞ- DÖNÜŞ OTOBÜS KİRALAMA HİZMET ALIMI

b) Türü: Hizmet alımı

c) İlgili Uygulama Yönetmeliği: Hizmet Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği

ç) Yatırım proje no’su (yapım işlerinde): Bu madde boş bırakılmıştır.

d) Kodu:

e) Miktarı:

2025 YILI 7 NİSAN – 30 KASIM TARİHLERİNİ KAPSAYAN 120 AYRI SEFER (GİDİŞ-DÖNÜŞ) OTOBÜS KİRALAMA İLE 5040 KİŞİ SEYAHAT SAĞLIK SİGORTASI, 5040 ADET KAHVALTI, 5040 ADET ÖĞLE KUMANYASI, 5040 ADET AKŞAM YEMEĞİ HİZMET ALIM İŞİ.

Ayrıntılı bilgi idari şartnamenin ekinde yer almaktadır.

f) İşin yapılacağı/malın teslim edileceği yer: ÇANAKKALE” düzenlemesi,

Aynı Şartname’nin “Aşırı düşük teklifler” başlıklı 33’üncü maddesinde “33.1. Teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden Kanunun 38 inci maddesine göre açıklama istenecektir. Bu kapsamda; ihale komisyonu sınır değerin altında kalan teklifleri aşırı düşük teklif olarak tespit eder ve bu teklif sahiplerinden Kurum tarafından belirlenen kriterlere göre teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu;

a) Verilen hizmetin ekonomik olması,

b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin işin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar,

c) Teklif edilen hizmetin özgünlüğü,

gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifi reddedilir.” düzenlemesi yer almaktadır.

Yukarıda aktarılan mevzuat hüküm ve açıklamaları ile ihale dokümanında yer alan düzenlemelerden; inceleme konusu hizmet alımı ihalesinde teklifi sınır değerin altında kalan isteklilerden teklifte önemli olduğu tespit edilen bileşenler ile ilgili aşırı düşük teklif açıklaması talep edileceği, aşırı düşük tekliflere yönelik açıklama istenmesine ilişkin yazıda, isteklilerin yapacakları açıklamalara esas olacak önemli teklif bileşenlerinin idarenin takdir yetkisi kapsamında olmak üzere açık, anlaşılır, tereddüde mahal vermeyecek ve bütün istekliler için aynı unsurları içerecek şekilde belirtilmesinin zorunlu olduğu anlaşılmaktadır.

Balıkesir Gençlik ve Spor İl Müdürlüğü tarafından “Bir Destandır Çanakkale Gidiş- Dönüş Otobüs Kiralama Hizmet Alımı” işinin açık ihale usulüyle 17.03.2025 tarihinde gerçekleştirildiği, sınır değerin altında kalan isteklilerden aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, 3 istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklaması sunulmadığı, 4 istekli tarafından aşırı düşük teklif açıklamasının idareye sunulduğu, bunlardan 3 tanesinin mevzuata uygun olmadığı gerekçesiyle tekliflerinin reddedildiği, açıklama sunan isteklilerden Macit Seyahat Tur. Taş. İth. İhr. San. ve Tic. Ltd. Şti.nin ekonomik açıdan en avantajlı teklif sahibi istekli olarak belirlendiği, başvuru sahibi Naim Turizm Taşımacılık İnşaat Gıda Tic. San. ve Ltd. Şti.nin ise ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekli olarak belirlendiği tespit edilmiştir.

İhale komisyonu tarafından 18.03.2025 tarihinde teklifi sınır değerinde altında kalan geçerli tekliflerden aşırı düşük teklif açıklaması talep edildiği, bahsedilen yazıda “…Sunulması Gereken Belgeler

BİR DESTANDIR ÇANAKKALE GİDİŞ- DÖNÜŞ OTOBÜS KİRALAMA HİZMET ALIMI işine ait ihalede tekliflerin değerlendirmesi sürecine geçilmiş olup, beyan ettiğiniz bilgi ve belgeleri tevsik eden ve EKAP veya diğer kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının internet sayfası üzerinden sorgulanamayan aşağıdaki belgeleri ekleri ile birlikte, İdari Şartnamenin 7.9. maddesine uygun olarak, 24.03.2025 tarihine kadar İdaremize sunmanız ve aşırı düşük teklif açıklamalarınızı 24.03.2025 tarihine kadar sunmanız gerekmektedir.

AÇIKLAMA:

Teklif bileşenlerini oluşturan;

– Ulaşım Gideri

– Kumanya

– Sabah Kahvaltısı

– Akşam Yemeği

– Seyahat Sağlık Sigortası

gibi giderlerin tarafınızdan nasıl ve hangi ekonomik şartlarda sağlanacağına ilişkin yazılı ve onaylı açıklamanızı yapmanız gerekmektedir.” ifadelerine yer verildiği görülmüştür.

Başvuru sahibi tarafından ihale üzerinde kalan istekli tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olmadığı iddia edilmiş olup, istekliler tarafından sunulan aşırı düşük teklif açıklamalarının mevzuata uygun olup olmadığına yönelik inceleme yapılabilmesi için idare tarafından hazırlanan aşırı düşük teklif açıklama talep yazısının mevzuata uygun şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

Bahsi geçen aşırı düşük teklif açıklama talep yazısında “ulaşım gideri”, “kumanya”, “sabah kahvaltısı”, “akşam yemeği”, “seyahat sağlık sigortası” ve “gibi giderlerin” önemli teklif bileşeni olarak belirlendiği, önemli teklif bileşeni olarak belirlenen giderlerden “ulaşım gideri” ile “gibi giderlerin” açık, anlaşılır ve tereddüde mahal vermeyecek şekilde belirlenmediği, bahsedilen kalemlerden net olarak hangi maliyetlerin açıklanacağının belli olmadığı, “ulaşım gideri” ile “gibi giderlerin” mahiyetinde birçok maliyet kaleminin yer aldığı, dolayısıyla aşırı düşük teklif açıklama talep yazısının mevzuata uygun bir şekilde hazırlanmadığı, bu itibarla önemli teklif bileşenlerinin isteklileri tereddüde düşürmeyecek ve aynı unsurları içerecek şekilde aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında açık ve net bir şekilde belirtilmesi suretiyle teklifi sınır değerin altında olan isteklilerin yeniden aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması gerektiği sonucuna varılmıştır.

Öte yandan, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu’nun 53’üncü maddesinin (j) fıkrasının 9’uncu alt bendinde “Başvuru sahibinin iddialarının tamamında haklı bulunması halinde, Kurul kararı ile itirazen şikâyet başvuru bedelinin başvuru sahibine iadesine karar verilir. Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kuruma yazılı talebi üzerine, bu talep tarihini izleyen otuz gün içinde Kurum tarafından itirazen şikâyet başvuru bedelinin iadesi yapılır ve son ödeme tarihine kadar geçen süre için faiz işlemez. Diğer hallerde başvuru bedeli iade edilmez.” hükmü yer almaktadır.

Başvuru sahibi tarafından 101.344,00 TL başvuru bedelinin Kurum şikâyet gelirleri hesabına yatırıldığı görülmüştür. Yapılan incelemede anılan isteklinin itirazen şikâyete konu iddiasında haklı olduğu tespit edilmiş olup, Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde 101.344,00 TL’lik başvuru bedelinin iadesinin gerektiği anlaşılmıştır.

B) İhalelere Yönelik Başvurular Hakkında Yönetmelik’in 18’inci maddesi yönünden yapılan inceleme sonucunda herhangi bir aykırılık tespit edilmemiştir.

Sonuç olarak, yukarıda mevzuata aykırılıkları belirtilen işlemlerin düzeltici işlemle giderilebilecek nitelikte işlemler olduğu tespit edildiğinden, önemli teklif bileşenlerinin isteklileri tereddüde düşürmeyecek ve aynı unsurları içerecek şekilde aşırı düşük teklif açıklama talebi yazısında açık ve net bir şekilde belirtilmesi suretiyle teklifi sınır değerin altında olan isteklilerin yeniden aşırı düşük teklif sorgulamasına tabi tutulması ve bu aşamadan sonraki işlemlerin mevzuata uygun olarak yeniden gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Açıklanan nedenlerle, 4734 sayılı Kanun’un 65’inci maddesi uyarınca bu kararın tebliğ edildiği veya tebliğ edilmiş sayıldığı tarihi izleyen otuz gün içerisinde Ankara İdare Mahkemelerinde dava yolu açık olmak üzere,

1) Anılan Kanun’un 54’üncü maddesinin onbirinci fıkrasının (b) bendi gereğince düzeltici işlem belirlenmesine,

2) Başvuru bedelinin Kurul kararının başvuru sahibine bildirimini izleyen otuz gün içinde başvuru sahibinin Kamu İhale Kurumu’na yazılı talebi halinde iadesine,

Oybirliği ile karar verildi.