Dayanıklı Taşınır Malların Kullanıma Verilmesinde ve Yönetiminde Hataların Bulunması (Sayıştay)

BULGU: Dayanıklı Taşınır Malların Kullanıma Verilmesinde ve Yönetiminde Hataların Bulunması

2024 Yılı Sayıştay Denetim Raporları – Büyükşehir İlçe Belediyesi

Kamu İdaresinin mülkiyetinde bulunan ve ortak kullanıma ayrılan dayanıklı taşınırlar hakkında dayanıklı taşınırlar listesi düzenlenmesi gerekirken tek kişinin üzerine taşınır teslim belgesi düzenlendiği; ayrıca farklı kişilerin kullanımında olan dayanıklı taşınırların, tek kişinin üzerine taşınır teslim belgesi düzenlenmek suretiyle kullanıma verildiği görülmüştür.

Kamu idarelerinin mülkiyetinde bulunan taşınır mallarının yönetimi, muhafazası ve kullanımına ilişkin temel düzeyde düzenlemeler, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 44, 45 ve 46’ncı maddelerinde yer almakta olup bu Kanun kapsamında olan kurum ve kuruluşların mülkiyetinde, yönetiminde ve kullanımında bulunan taşınırların, muhafazası, kullanımı, mal yönetim hesabının verilmesi ve mal yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesine ilişkin usûl ve esasların, Cumhurbaşkanı tarafından çıkarılacak yönetmelikle belirleneceği ifade edilmiştir.

Bu hükme istinaden, kamu idarelerine ait taşınır malların kaydı, muhafazası ve kullanımı ile yönetim hesabının verilmesi, taşınır yönetim sorumlularıyla bunlar adına görev yapacak olanların belirlenmesi ve kamu idareleri arasında taşınırların geçici tahsisine ilişkin usul ve esasları belirlemek amacıyla Taşınır Mal Yönetmeliği yürürlüğe konulmuştur.

Anılan Yönetmelik’in uygulanmasına yönelik tespitler aşağıda yer almaktadır:

a) Taşınırların Kullanıma Verilen Kişiler Üzerine Kaydedilmemesi

Kamu İdaresinin taşınır mallarının kullanımının ve kaydının takip edildiği BELSİS üzerinden yapılan inceleme neticesinde, bazı kişiler üzerinde çok fazla taşınır olduğu görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 10’nuncu maddesinde, ambarlardan Taşınır İstek Belgesi düzenlemek suretiyle talep edilen ve kullanıma verilen taşınırlarla ilgili olarak Yönetmelik ekinde yer alan Taşınır Teslim Belgesi veya Dayanıklı Taşınırlar Listesi’nin düzenlenmesinin zorunlu olduğu ifade edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 23’üncü maddesine göre; tesis, taşıt ve iş makineleri haricindeki dayanıklı taşınırların Taşınır İstek Belgesi düzenlenmek suretiyle talep edileceği, talep edilen dayanıklı taşınırların ilgilisine uygun Taşınır Teslim Belgesi düzenlenerek kullanıma verileceği hüküm altına alınmıştır.

Anılan kanun maddesinin 7 ve 8’inci fıkralarında; taşınırların, oda, büro, bölüm, geçit, salon, atölye, garaj, servis ve bahçe gibi ortak kullanım alanlarına Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmek ve istek yapan birim yetkilisinin ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusunun imzası alınmak suretiyle kullanıma verileceği, kamu görevlisi olmayan kişiler ile tüzel kişilerin kullanımına verilen dayanıklı taşınırların ise koordinasyondan sorumlu birimin ortak kullanımına verilerek ilgilisine tutanakla teslim edileceği ve Koordinasyon biriminin bu taşınırların takibinden sorumlu olacağı hükümlerine yer verilmiştir.

Buna göre taşınırların;

A) Kişilerin kullanımına verilmesinde,

-Birimlerde görevli olanların ilgili birimlerinde veya sahada kişilerin bizzat kullanımına verilen demirbaş, makine ve cihazların bu kişilere tesliminde Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmesi zorunludur.

B) Birimlerin kullanımına verilmesinde,

– Birimlerde kişilerin bizzat kullanımına verilmeyip ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar ile ilgili olarak ise Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmelidir. Bunlar için Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmeyecektir. Dayanıklı Taşınırlar Listesi, istek yapan birim yetkilisi ve/veya varsa ortak kullanım alanı sorumlusu tarafından imzalanacaktır.

Kamu İdaresinin taşınırlarının takibi ve kaydı için kullanmış olduğu BELSİS üzerinden yapılan incelemede; birimlerde kişilerin bizzat kullanımına verilen demirbaş, makine ve cihazların bu kişilere tesliminde Taşınır Teslim Belgesinin sadece teslim edilen kişi için düzenlenmesi yerine, başkalarının kullanımında olan taşınırlar için o birimde görevli olanlardan herhangi bir görevli üzerine Taşınır Teslim Belgesi düzenlendiği tespit edilmiştir. Farklı birimlerde üzerinde çok fazla sayıda taşınır bulunan kişiler hakkında aşağıda tabloda örnekler yer almaktadır.

Tablo 22: Kişiler Adına Teslim Edilen Dayanıklı Taşınırlar

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Sorumluluk” başlıklı 5’inci maddesinde, kamu idarelerine ait taşınırların muhafazası ile görevli olan veya kendilerine kullanılmak üzere taşınır teslim edilen kamu görevlilerinin bu taşınırları en iyi şekilde muhafaza etmek, gerekli bakım ve onarımlarını yapmak veya yaptırmak, veriliş amacına uygun bir şekilde kullanmak ve görevin sona ermesi veya görevden ayrılma halinde iade etmek zorunda oldukları belirtilmiştir.

Yukarıda yer verilen söz konusu uygulamanın, mevzuata aykırılığı yanında, Yönetmelik’te kişilerin bizzat kullanımına verilen demirbaş, makine ve cihazlar için Taşınır Teslim Belgesinin düzenlenmesi zorunluluğu ile bu taşınırların muhafazasında “kullanan- sorumludur” ilkesinin benimsendiği, kurumun uygulamasında ise “üzerinde kayıtlı olan- sorumludur” anlayışının ön plana çıktığı, bu durumun ise Yönetmelik’teki sorumluluk anlayışı ile çeliştiği değerlendirilmektedir.

Kamu İdaresi cevabında bulgu konusu hususa iştirak edilmiş olup gerekli çalışmaların yapılacağı ifade edilmiştir.

Bu itibarla Kamu İdaresi birimlerde görevli olanların ilgili birimlerinde veya sahada kişilerin bizzat kullanımına verilen demirbaş, makine ve cihazların bu kişilere tesliminde Taşınır Teslim Belgesi düzenlenmesi ve kişilerin bizzat kullanımına verilmeyip ortak kullanım alanlarında bulunan taşınırlar ile ilgili olarak ise Dayanıklı Taşınırlar Listesi düzenlenmesi gerekmektedir.

b) Bazı Dayanıklı Taşınırlar Üzerinde Taşınır Sicil Numaralarının Yer Almaması

Kamu İdaresinin kullanımında olan bazı taşınırların üzerinde sicil numarasının yer almadığı görülmüştür.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 36’ncı maddesinde; kamu idaresinin mülkiyetinde olan dayanıklı taşınırlara, taşınır kayıt yetkilisi tarafından bir sicil numarası verileceği ve bu numaranın yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle taşınırın üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtileceği hüküm altına alınmıştır.

Aynı maddenin devamına göre sicil numarasının üç grup rakamdan teşkil edeceği; birinci grup rakamın, taşınırın Dayanıklı Taşınırlar Defterinde ayrıntılı izlenmek üzere kaydedildiği taşınır kodundan, ikinci grup rakamın taşınırın giriş kaydedildiği yılın son iki rakamından, üçüncü grup rakamın ise taşınıra verilen giriş sıra numarasından oluşacağı belirtilmiştir. Elektronik ortamda tutulan kayıtlarda ise belli bir giriş sırasına uygun olarak verilen numara ikinci fıkrada belirtilen sicil numarasının yerine geçeceği hükümleri yer almaktadır.

Kamu idaresinin taşınır işlemlerinin incelenmesi neticesinde; dayanıklı taşınırlara Yönetmelik’te belirtilen şekilde sicil numaralarının verildiği ancak bu sicil numaralarının yazma, kazıma, damga vurma veya etiket yapıştırma suretiyle kalıcı olacak şekilde bazı taşınırlar üzerinde yer almadığı tespit edilmiştir.

Kamu İdaresi cevabında bulgu konusu hususa iştirak edilmiş olup gerekli çalışmaların yapılacağı ifade edilmiştir.

Sonuç olarak mevzuat hükümlerince dayanıklı taşınırlar defterinde kayıtlı olan ve harcama birimi taşınır yönetim hesabında yer alan bütün dayanıklı taşınırların sicil numaralarının, taşınırların üzerinde kalıcı olacak şekilde belirtilmesi gerekmektedir.