Belediyenin Taşınır Mal Yönetiminde Hurda Ambarının Bulunmaması ve İlk Madde ve Malzemelerin Yönetmeliğe Uygun Olarak Muhasebeleştirilmemesi (Sayıştay)

A-) Belediyeye Ait Hurda Ambarı Bulunmaması

Belediyede hurdaya ayrılan taşınırların izlenmesi için kullanılmak üzere bir hurda ambarının bulunmadığı tespit edilmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin 4’üncü maddesinde, hurda malların, ekonomik ömrünü tamamlamış olan veya tamamlamadığı halde teknik ve fiziki nedenlerle alınış amaçları doğrultusunda kullanılması imkânı kalmayan ya da tamiri mümkün veya ekonomik olmayan arızalar nedeniyle kullanılmasında yarar görülmeyerek hizmet dışı bırakılan taşınırlar ile üretim sırasında elde edilen kırpıntı, döküntü ve artık parçalar olduğu belirtilmiştir.

Hurda malların yönetiminde uygulanacak usule ise aynı Yönetmelik’in 28’inci maddesinde yer verilmiş ve söz konusu maddede, ekonomik ömrünü tamamlamış veya kullanımında yarar görülmeyen taşınırların, mevzuatta uygun görülen usullerle kurulacak komisyon tarafından hurdaya ayrılmasına karar verileceği ve “Kayıttan Düşme Teklif ve Onay Tutanağına” dayanılarak düzenlenecek “Taşınır İşlem Fişiyle” kayıtlardan düşüleceği belirtilmiştir.

Hurdaların muhasebeleştirilmesine yönelik, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabının işleyişinin düzenlendiği 225’inci maddesinde, kullanılma olanaklarını yitiren maddi duran varlıkların kayıtlı değerler üzerinden bu hesaba borç, ilgili maddi duran varlık hesabına alacak; ayrılmış olan amortisman tutarının 299 Birikmiş Amortismanlar Hesabına alacak, 257 Birikmiş Amortismanlar Hesabına borç kaydedileceği hüküm altına alınmıştır.

Kurumun mali tablolarının incelenmesi neticesinde 294 Elden Çıkarılacak Stoklar ve Maddi Duran Varlıklar Hesabında 5.797.168,93 TL kayıtlı varlığın olduğu görülmüştür. Belediyenin yüksek tutarda hurdaya sahip olduğu halde hurda ambarının bulunmaması, hurdaların takibinin sağlanmasını zorlaştıracak ayrıca söz konusu hurdaların değer kaybına uğramasına neden olabilecektir. Bu nedenle Belediyenin ekonomik ömrünü tamamlayan ve kullanım amacını yitiren taşınır mallarının takibi ve korunması amacıyla hurda ambarı oluşturması gerekmektedir.

B-) İlk Madde ve Malzemelerin Giderleştirilmesinde Hatalı Uygulamaların Bulunması

Belediyenin kullanmış olduğu ilk madde malzemelerin muhasebeleştirilme işlemlerinin hatalı uygulandığı tespit edilmiştir.

Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’nin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına ilişkin “Hesabın işleyişi” başlıklı 116’ncı maddesi uyarınca tüketilmek amacıyla kamu idaresinin ilgili birimlerine verilen veya kullanılan ilk madde ve malzemelerin 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabına alacak, 630 Giderler Hesabına borç kaydedilerek giderleştirileceği düzenlenmiştir.

Taşınır Mal Yönetmeliği’nin “Taşınır Giriş ve Çıkış İşlemlerinin Muhasebe Birimine Bildirilmesi” başlıklı 30’uncu maddesinin ikinci fıkrasına göre; Belediyelerde üç ayı geçmemek üzere üst yöneticiler tarafından belirlenen sürede, kullanılmış tüketim malzemelerinin taşınır 2’nci düzey detay kodu bazında düzenlenen onaylı bir listesinin en geç ilgili dönemin son iş günü mesai bitimine kadar muhasebe birimine gönderilmesi gerekmektedir.

Açıklanan mevzuat hükümleri çerçevesinde kurum faaliyetlerinde kullanılmak ya da tüketilmek üzere edinilen tüketim malzemelerinin izlendiği 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabında yer alanlardan tüketime sevk edilenlerin, muhasebe sistemi ve hesapların karşılıklı çalışması ilkesi gereğince, 630.14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabının kullanılması suretiyle giderleştirilmesi gerekmektedir.

Kurumun mali tablolarının incelenmesi neticesinde, 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabının alacak tutarının toplam 8.450.385,01 TL olduğu, 630.14 İlk Madde ve Malzeme Giderleri Hesabının borç tutarının toplam 6.948.514,61 TL olduğu ve aradaki farkın giderleştirme işlemlerinin mevzuata uygun olarak gerçekleştirilmemesinden kaynaklandığı tespit edilmiştir. Öte yandan giderleştirilme işlemlerinde belirli bir usulün bulunmadığı, giderleştirilmelerin çoğunlukla yıl sonunda toplu şekilde yapıldığı görülmüştür.

Kamu İdaresi cevabında söz konusu düzeltmelerin 2022 yılı içerisinde yapıldığını ifade etmiş olsa da bu düzeltme 2021 yılı mali tablolarının hatalı görünmesine engel olmamıştır.

Muhasebe kayıtlarının daha açık ve anlaşılabilir olması, yapılan harcamaların ilgili bulunduğu hesaba kaydı ile mümkün olduğundan, tüketilen ilk madde ve malzemelerin tamamının 150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı’na alacak, 630 Giderler Hesabı’na borç kaydedilmesi suretiyle giderleştirilmesi gerekmektedir.